Últimamente me encuentro envuelto en conversaciones con compañeros en los que la temática principal gira en torno a la problemática de cobros a clientes y de cómo ello está perjudicando a la tesorería de sus negocios.
Sin embargo cabe señalar que esta problemática no es nada nuevo. Es algo que ya ocurría con anterioridad a la situación económica actual. La diferencia estriba en que durante años ha habido un fácil acceso al crédito por lo cual los efectos en la falta de liquidez no se llegaban a poner de manifiesto. Se podía mitigar el efecto de los impagos y los cobros fuera de plazo mediante un aumento de pólizas de crédito (y en el peor de los casos con préstamos).
Cuando te paras a analizarlo detenidamente es frecuente llegar a la conclusión que algo está fallando en el propio sistema de gestión de cobros, o incluso que no hay realmente un sistema. Hay una serie de normas internas que conviene tener en mente para no llegar a vernos en una situación así:
- Cuando se realiza un servicio a un cliente por primera vez el establecer y definir la forma y el plazo de pago es vital. Este aspecto no puede quedar al aire. Es tanto o más importante que el resto de clausulas que se negocian independientemente a que sean verbales o por escrito. Hay que tener especial cuidado con las prisas, el impulso y todas las formas similares, ya sea en las situaciones en las que la negociación se lleva a cabo o ya sea en las propias personas con las que estemos negociando. Cuando algo requiere tiempo hay que concedérselo. Si no se tiene es conveniente buscárselo por otras vías como por ejemplo un buen correo electrónico con la recapitulación de todos los punto del acuerdo como paso previo a la realización del servicio.
- Cuando se factura un servicio es conveniente que la forma de pago y el plazo queden perfectamente especificadas en la misma factura. No conviene dejar ningún resquicio a la falta de información pues es uno de los principales argumentos que se esgrimen a la hora de un retraso en el pago. Tampoco cabe que nadie se moleste o se enfade por este hecho. Además transmite seriedad y organización.
Cuando se entrega un trabajo que no se cobra al momento estamos incurriendo en un riesgo adicional. Hay que tener bien claro que al hacer esto estamos concediendo un crédito al cliente. Plantéate por un momento ¿de verdad quieres hacerlo? ¿de verdad ese cliente se merece tu crédito? ¿tu empresa está preparada para controlar los créditos a clientes y sus variables importe, vencimiento, coste de capital? Por si todavía no lo tienes claro pregúntate por último ¿no sería mejor que el cliente se fuera a una entidad financiera (profesionales del crédito que dedican su negocio a dichos menesteres) a obtener la financiación y que a mi me pagara, sin más?- Si aún a pesar de las anteriores preguntas has decidido financiar a los clientes es hora que te plantees ¿qué sistema de gestión del crédito estoy llevando a cabo? Una manera de obtener un sistema, para empresas que no lo tengan, es trabajar con una entidad aseguradora del crédito. Ellos te impondrán un sistema que conviene que sigas estrictamente a no ser que quieras, ante un incumplimiento, perder la cobertura ante un impago.
- Para aquellos que quieran poner las cosas fáciles a los clientes sin incurrir en riesgos también cabe la posibilidad de ofrecer formas de pago «intermedias» como son el cobro con tarjeta de crédito, el interceder con una empresa financiera (muy habitual en créditos al consumo), etc…
- Si vas a cobrar a crédito y asumir el riesgo por tu cuenta la mejor manera de hacerlo es mediante la domiciliación de recibos, según mi experiencia. Te permitirá pasar el recibo al cliente en la fecha estricta de vencimiento, de una manera ágil y fiable (si tu software está habilitado para ello). En caso de devolución de un recibo te armas de justificantes y argumentos para reclamar la deuda. El inconveniente es que la entidad financiera con la que trabajes ha de concederte la posibilidad de ofrecer un importe determinado de crédito a los clientes (límites de la operativa) y en caso que empieces a tener un porcentaje de devoluciones por encima de la media, o de lo que se considere normal, van a tener enormes tentaciones de limitarte esta vía de cobro a clientes o incluso cancelártela. En resumen, en caso de problemas dependes de las entidades financieras.
Por todo ello cabe ser conscientes de la responsabilidad que tenemos en nuestro negocio a la hora de conceder crédito a los clientes. Si nos equivocamos en decisiones de este calibre podemos convertir un buen negocio en un fracaso. Y no sólo se trata de decidir si otorgamos o no crédito, sino también de a quién, bajo la máxima de «un cliente que no te paga no es un cliente».
