Hay ocasiones en las que el paso del tiempo nos hace perder la perspectiva de lo importante que es mantenerse al día en la tecnología del software de gestión. En concreto me refiero a mejorar la gestión, la comunicación, reducir la burocracia y poder consultar todos los datos y documentos asociados a las operaciones que se realizan en nuestro negocio.

Todas estas mejoras se pueden producir en todos los niveles de la organización y se traducen en un impacto positivo sobre el resultado:

• Efectos en los ingresos pues suponen una forma de trabajar mejor, con mayor conocimiento de las variables importantes, que redunda en unos clientes más satisfechos y por tanto favorece las ventas.
• Efectos en los costes pues al ser más eficientes en nuestro trabajo minimizamos las pérdidas de tiempo y cometemos menos errores  que suponen menos costes de reproceso o gestión de reclamaciones.

¿Qué nos ofrece la tecnología actual?

Una gestión y contabilidad integrada. Que el mismo programa con el que controlamos las compras y las ventas sea el programa que nos realice los asientos contables correspondientes y los informes para realizar las declarciones de impuestos, cuentas anuales y demás requisitos fiscales y mercantiles de la actividad. No tiene ningún sentido ir al gestor o al contable con el montón de papeles para que meta en un programa de contabilidad todo el trabajo que ya se había realizado en un programa de facturación.

Si usamos un programa para registrar las ventas lo suyo es llevar un correcto control de los productos que vendemos. Tanto del stock, como de los precios de compra y venta (rentabilidades). Muchas veces nos puede parecer un trabajo innecesario, pero hay que pensar en el cliente. El cliente requiere un detalle de los productos que adquiere y poder pedirte algo «como aquello que se llevó hace unos meses». Si nosotros no estamos preparados para ofrecerle ese detalle de conocimiento no hay problema, ya lo hará la competencia.

Posibilidad de trabajar con diferentes centros de trabajo / tiendas / almacenes. El programa debe estar preparado para que diferentes usuarios realicen operaciones desde diferentes unidades de trabajo y que ello se haga en tiempo real, conectanto al mismo origen de datos, para poder tener información en todo momento sobre la realidad de las operaciones que se realizan sin depender de procesos de actualización, exportación o importación de datos que son molestos, lentos y problemáticos.

Si tenemos tienda el módulo de TPV se hace imprescindible para tener control de los horarios en que se producen más ventas (para organizar las tareas), para que las ventas y los cobros más frecuentes ya estén contabilizados y sobre todo para que el cuadre de caja se realice con una herramienta de software preparada con toda la información necesaria previamente introducida de manera que se reduzca a un simple recuento de dinero.

Trabajar teniendo toda la información relativa a los proveedores y clientes centralizada, de manera que se puedan consultar todos los datos relativos a los mismos desde su propia ficha. Hoy día hay que ir más allá teniendo un software que nos permita trabajar con referencias de cliente / proveedor tanto para documentos de ventas / compras como para los artículos. Es muy útil y cómodo poder obtener la información de las operaciones realizadas no sólo en base a nuestros códigos o contadores sinó también a través de los del proveedor / cliente (albaranes, código de artículo) lo cual facilita mucho el control y revisión.

Para el control de la tesorería hoy día es imprescindible trabajar con vencimientos. Es decir, que el programa lleve un control de en qué fechas se han de producir los pagos y cobros relativos a las facturas de compra y de venta así como el control de las cuentas bancarias (o en efectivo) que se deben realizar. Todo ello en base a una correcta gestión de las formas de pago asignadas a cada cliente / proveedor. Bien llevado hace de conciliar una cuenta algo tan sencillo como ver que el saldo corresponda con los vencimientos pendientes.

También resulta muy útil un software que tenga gestor documental pues de esta manera trabajaremos con menos archivadores o papeles sobre la mesa. A cada registro del programa (factura, cliente, forma de pago, presupuesto, …) podremos adjuntar documentos como si de un correo electrónico se tratara y de esa manera garantizamos que ante una posible consulta el documento estará accesible de forma rápida para cualquier usuario.

Y para terminar a los contables nos gusta que la comunicación de documentos e informes esté enlazada al correo electrónico para facilitar las respuestas a clientes y proveedores o para poder comunicar ágilmente el devenir de la actividad económica del negocio. Por ello mejor si el software tiene un módulo de comunicación que entre usuarios realice las comunicaciones internamente como si de una intranet se tratara.

¿Con esto lo tenemos todo?

Desde nuestro punto de vista esto es sólo el punto de partida en el que debemos situarnos para llevar la gestión del negocio de una manera ágil y eficiente. Posteriormente pasaremos a relatar los pormenores que podemos necesitar y que no todos los programas tienen previsto.