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Zapier para guardar automáticamente las facturas recibidas por correo electrónico

Este consejo es muy útil desde el punto de vista de contabilidad y administración para organizar la documentación recibida.

Se trata de crear un evento de automatización con la utilidad zapier de manera que se guarden los archivos adjuntos de las facturas recibidas mediante correo electrónico en una carpeta concreta de Google Drive.

1. Crear una etiqueta concreta para los correos electrónicos que cumplen un determinado filtro.

Para identificar los correos que contienen facturas podemos usar un filtro de Gmail que automáticamente asigne una etiqueta a los correos recibidos.

Cabe esperar las siguientes características «ideales» que podemos establecer en el filtro de la etiqueta.

  • Contiene la palabra factura o invoice
  • Contiene un fichero adjunto
  • El adjunto es un PDF
  • El correo tiene un mínimo de datos (p.e. 10 Kylobytes para evitar erróneos o vacíos)

filtro gmail

2. Elegir el ZAP adecuado

Queremos que los adjuntos se guarden de forma individual por los siguientes motivos:

  • En ocasiones nos encontramos muchas veces con correos que son reenvíos en los cuales la firma contiene imágenes que pasan a ser archivos adjuntos
  • En el caso que se trate de un correo con varias facturas no nos interesa que guarde todos los adjuntos como un fichero comprimido en ZIP

Por ello es importante elegir el evento de nuevo adjunto para que guarde los ficheros uno a uno.  Descartamos el ZAP «Save new attachments from labeled emails in Gmail to Google Drive» y nos quedamos con el otro «Save new Gmail attachments (editable document) to Google Drive» a pesar que no nos interesa convertir los ficheros en editables (se puede deshabilitar esta opción)

3. Elegir la carpeta de destino en Drive

No tiene más explicación que ser ordenados y no dejar que se guarden documentos «sueltos».

A mi me está funcionando de maravilla. Usad los comentarios si surgen cuestiones o si a vosotros también os ha funcionado.