La finalidad de la siguiente entrada es explicar la importancia de la conciliación de cuentas y cómo habilitarla en Sage.

Antes de empezar

Primero de todo no confundir con la conciliación bancaria, proceso documentado mediante el cual llegamos desde el saldo contable de una cuenta de tesorería hasta el saldo bancario real con la finalidad de identificar

• qué asientos están pendientes de contabilizar o
• qué asientos contabilizados no se corresponden con ningún movimiento bancario (de manera que resulten en errores pendientes de rectificar).

Para evitar le necesidad de hacer conciliaciones bancarias existe el método de las partidas pendientes de aplicación que abordaremos en otra entrada.

Conciliación contable de cuentas ¿En qué consiste?

La conciliación de una cuenta es el caso particular en que los movimientos punteados (revisados como correctos) suman cero. Ejemplos:

• Importe de factura emitida = importe de factura cobrada
• Importe de la liquidación de IRPF MOD 115 = importe de las retenciones de las facturas de alquiler
• Importe del resultado del ejercicio anterior = importe de la distribución del resultado

Como se debiera deducir de los ejemplos anteriores la magia se produce como consecuencia de ser correctos con los importes y con las cuentas contables utilizadas.

¿Cuál es la utilidad?

Las principales ventajas de la conciliación de cuentas son:

• Marcar los apuntes que ya se han verificado como correctos, de manera que no será necesario revisarlos en el futuro.
• Generar un «bloqueo» de manera que los apuntes marcados como verificados ya no se puedan editar (cambiar fecha, importe o cuenta)
• Llevar un control de saldos vivos, o dicho de otra manera, partidas pendientes o abiertas

El control de saldos vivos se obtiene para llevar una mejor gestión de cuentas puesto que al cumplir que todos los movimientos conciliados suman cero, todos los movimientos no conciliados (saldos vivos) serán siempre los «culpables» del saldo de una cuenta y servirán para saber:

• facturas pendientes
• edad media de saldo (aging)
• origen de los saldos (periodos anteriores, últimas facturas, pagos / cobros sin factura, etc….)

Uso de saldos vivos en SAGE

Debemos acceder a la opción del menú «Asistente de configuración de empresa» -> apartado «Prefijos de cuentas»

Si vemos que en saldos vivos no está configurado ningún nivel de cuentas para entrar en la herramienta de conciliación habrá que añadirlos en el apartado «Incluir prefijos / cuentas de saldos vivos»

Posteriormente debemos dar de alta por primera vez los saldos vivos si ya existían asientos contables previos a añadir cuentas para el control de saldos vivos. Para ello usaremos la opción Traspaso de saldos vivos

Desde la cartera de saldos vivos podremos consultar el resultado y aplicar filtros por cuenta, pendientes de conciliar, etc…

Finalmente podremos proceder al punteo manual de saldos vivos o bien usar el proceso automático.  El punteo automático hay que usarlo con mucha cautela.

Seleccionar para conciliar

Resultado de la conciliación

¿Crees necesario que tu programa de contabilidad tenga la utilidad de conciliación de cuentas contables?

Esperamos vuestros comentarios