Una de las cuestiones que un emprendedor puede plantearse, y sobre la que no es frecuente oír hablar en las conferencias al uso, es la gestión de cuentas bancarias.
Dicho de otro modo; cuando en un negocio se plantea si trabajar con una única entidad bancaria o con varias. O sobre si sería conveniente usar una cuenta de pagos y otra diferente para los cobros o todo en una única cuenta.

Desde mi punto de vista el criterio sobre el cual decidir el número de entidades bancarias con las que trabajar debe estar en relación al concepto “poder de negociación”. La entidad bancaria puede llegar a tener la sartén por el mango si nuestro negocio en algún momento va a depender de un producto bancario específico para iniciar o llevar a cabo su actividad. Por ejemplo, que necesitemos un préstamo para las inversiones en mobiliario o equipos iniciales, o para realizar las obras de acondicionamiento del local.

Otro ejemplo sería que trabajemos con periodos de pago más cortos que los de cobro y que necesitemos una póliza de crédito para cubrir las necesidades de tesorería que se produzcan aun teniendo buenas ventas y buenos clientes. También está el caso en que cobramos a los clientes mediante recibos domiciliados y tengamos que contratar un importe de crédito para la operativa.

En todos estos casos es mejor “no poner todos los huevos en la misma cesta” y repartir el riesgo en el que incurrimos en diferentes entidades bancarias para estar prevenidos ante posibles problemas o cambios de ciclo. Las empresas que han vivido “el cierre del grifo” de la crisis bancaria de los últimos años saben perfectamente de lo que hablamos. También debemos hacerlo si queremos comparar las diferentes tarifas e intereses que nos aplican e incluso para fomentar que compitan entre ellos por darnos las mejores condiciones.

En cuanto al número de cuentas lo que encontramos es un efecto intercambio (trade-off) entre control de movimientos y tiempo de administración. Si abrimos diferentes cuentas para diferentes funciones mejoraremos el control de las operaciones que se producen en cada cuenta, pero más difícil se hará la administración en cuanto a dedicar más tiempo para observar todas las cuentas y traspasar saldos entre unas y otras (que siempre acaba siendo necesario).

El criterio que podemos aplicar en este caso lo llamo “de velocidad” o frecuencia.  Podemos tener una cuenta en la que se produzcan pagos “grandes” con poca frecuencia como nóminas y tributos. Podemos tener otra en la que se produzcan los cobros de clientes, suponiendo que estos cobros son frecuentes ya sean por recibos, transferencias o ingresos de las cajas de efectivo del día a día.  Podríamos llegar a mezclar estas dos cuentas porque varía mucho entre ellos tanto el signo como el importe y la frecuencia. Pero lo que no resulta conveniente es mezclar las cuentas de cobros con las de pagos a proveedores pues a pesar de tener distinto signo tienen frecuencia e importes similares y lo que acabará resultando ser un gran problema es la conciliación de los saldos bancarios con los saldos contables.

Otra cuestión que suele plantearse es si compartir las claves de la banca online entre distintos empleados. La respuesta para esto la tienen los sistemas de banca online hace tiempo que permiten una gestión detallada basada en los usuarios a los que se les da de alta para operar. De esta manera un usuario puede tener rol de administrador y dar de alta otros usuarios con accesos limitados a operativas completas e incluso con acceso a operativas pero con límites en importes.

Por ejemplo, en vez de dar las claves a un empleado para que pueda realizar pagos de cualquier importe podemos configurar que sólo tenga acceso a la consulta de movimientos, para ver si los clientes han pagado. En caso de querer darle permiso para realizar un pago por transferencia, por ejemplo, se puede configurar para que pueda ordenarla si el importe no supera los 3mil euros, o que pueda solicitarla, pero no ordenarla hasta que no la firmemos nosotros. En definitiva, la configuración de usuarios, operativas y límites de la banca online puede ser todo un mundo.

En otra entrada hablaremos sobre la posibilidad que un negocio pudiera pagar y cobrar usando medios como paypal, google wallet, etc. ¿Cambiaría mucho la situación? ¿Qué opinais?