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Apertura y cierre del ejercicio fiscal y contable en Odoo OpenERP

Actualización a 25/07/2017: este artículo se refiere a las versiones de OpenERP / Odoo con la opción de cierre fiscal de ejercicio (versiones 7 y 8) puesto que en versiones 9 y posterior el sistema de cierre contable ha cambiado mediante la introducción de una fecha en la configuración de la contabilidad. 

Se acerca el final del año y, entre alegría y celebración, comienza la carrera por cerrar los frentes que queden abiertos (pedidos, movimientos de almacén, inventarios, etc) y empezar el nuevo año de la manera más organizada posible.

Para la contabilidad una de las operaciones clave al final del ejercicio fiscal consiste en traspasar los saldos contables de final del año como asiento de apertura del ejercicio siguiente.

Odoo – OpenERP permite realizar el asiento correspondiente de forma automática.

  • Puedes traspasar los saldos al nuevo ejercicio tantas veces como sea necesario ya que es normal que haya algunas modificaciones o correcciones hasta que el ejercicio esté definitivamente cerrado.
  • Los saldos de cierre del periodo pueden ser traspasados fácilmente mediante un asistente de manera que no hay por qué estar haciendo modificaciones manuales por cada corrección o cambio que se haya podido producir en la contabilidad del periodo anterior.

Obviamente, para éste procedimiento se requiere tener asientos contables realizados en un ejercicio fiscal ya existente.

Los pasos a seguir para realizar el cierre del ejercicio fiscal y contable son los siguientes:

Primero: Crear un nuevo ejercicio fiscal

Partimos de un ejercicio existente y queremos crear uno nuevo.

cierre ejercicio fiscal nuevo ejercicio fiscal

Cuando creamos un nuevo ejercicio fiscal nos pide el año, el código, fecha de inicio y fecha fin.

cierre ejercicio fiscal nuevo ejercicio fiscal formulario

Posteriormente podremos crear periodos mensuales o trimestrales automáticamente con pulsar el botón correspondiente

Cierre ejercicio fiscal nuevo ejercicio crear periodos

Segundo: Posibles revisiones a realizar

Una vez verificadas las opciones del periodo de apertura (que corresponda al ejercicio que vamos a iniciar y que tenga marcada la opción “periodo de apertura”) otra posible verificación es el tipo de cuenta de las diferentes cuentas contables que hayamos abierto durante el ejercicio. En concreto el “método de cierre” que podrá ser:

  • Ninguno – Nada se traspasa, por ejemplo cuentas de ingresos y gastos
  • Saldo pendiente – Se traspasa el saldo contable, por ejemplo cuentas del balance
  • Detalle – Se traspasan todos los movimientos, incluso conciliados (no se usa)
  • No conciliado – Se traspasan los asientos no conciliados por empresa (clientes y proveedores)

Cierre ejercicio fiscal tipos de cuentas

También hay que asegurarse que tenemos un Diario para asientos de Apertura y revisamos que cumple:

  • Tipo: Situación de apertura / cierre
  • Cuenta acreedora y deudora por defecto: La cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio
  • Contrapartida centralizada: Debe estar activa para que en lugar de usar contrapartida para cada línea haga una contrapartida deudora / acreedora para el total del asiento
  • Secuencia del asiento: Debe estar creada

Cierre ejercicio fiscal caracteristicas diario apertura

Tercero: Asientos de cierre

Desde el punto de vista del contable hay ciertas operaciones a realizar para el cierre del ejercicio que enumeramos pero no entramos a explicar.

  • Contabilizar la variación de existencias (ayudarse de la opción recuento de stock)
  • Revisión asientos en borrador, facturas contabilizadas, cobros y pagos…
  • Amortizaciones
  • Liquidaciones de impuestos asentadas, IRPF, IVA, ISociedades si lo hubiera
  • Conciliar todos los asientos posibles para que no se traspasen, incluidas liquidaciones de impuestos
  • Reclasificaciones patrimoniales (deudas a LP -> CP, etc…)
  • Ajustes por periodificación
  • Renumerar asientos contables

Cuarto: Generar el asiento de apertura

Usamos el asistente para generar el asiento de apertura automático basado en la contabilidad del ejercicio anterior.

  • En el asistente hay que especificar el ejercicio fiscal a cerrar y el nuevo ejercicio fiscal que hemos creado anteriormente.
  • También hay que elegir el diario y el periodo en el que efectuar el asiento de apertura.
  • El asistente propone por defecto una descripción para el asiento de apertura que podemos editar libremente.
  • Al hacer clic en el botón de crear se generará el asiento en modo borrador.

Cierre ejercicio fiscal generar asientos apertura cierre

Es conveniente echar un vistazo al asiento generado para ver que esté todo correcto. De ser así podremos marcarlo como asentado (borrador confirmado).

Cierre ejercicio fiscal asiento borrador

Quinto: Cierre del ejercicio fiscal

Cuando el cierre sea definitivo procederemos a cerrar el anterior ejercicio fiscal.

Para cerrar el ejercicio fiscal podemos acceder a la opción correspondiente en el menú:

Cerrar ejercicio menu

Un asistente nos preguntará por el ejercicio fiscal a cerrar.

Cerrar ejercicio fiscal

Cuando el ejercicio fiscal está cerrado ya no se pueden crear o modificar transacciones en ese ejercicio. Por ello es recomendable crear una copia de seguridad de la base de datos antes de cerrar un ejercicio fiscal.

Cerrar el ejercicio fiscal no es algo obligatorio y se puede hacer en cualquier momento del ejercicio siguiente. Por ello podemos esperar a estar completamente seguros que ya no vamos a realizar más modificaciones o que queremos cerrar la posibilidad de que se hagan, por ejemplo, una vez realizadas las cuentas anuales o modelos de impuestos.

Apertura y cierre del ejercicio fiscal y contable en Odoo OpenERP
Dinos tu valoración
  • Ya que no es habitual conciliar las cuentas de impuestos (sino saldarlas en los asientos de liquidación de los mismos) como preferencia personal sugiero cambiar la forma de cerrar esas cuentas a final de año de “no conciliado” a “saldo pendiente” en el tipo de cuenta. Como en la imagen.

  • Adolfo Morales

    buenos días después del cierre fiscal no existe alguna forma de volver a darle apertura al periodo fiscal ???

    • Hola Adolfo. La función que necesitas estaría en “Cancelar Apuntes de Cierre”. ¡Saludos!

      • Adolfo Morales

        que podría hacer si en mi caso esta opción no me permite buscar el periodo fiscal que se encuentra cerrado

        • Hola. La opción es para cancelar el asiento de cierre en caso que se haya realizado. Si no no aparece. En lo que se refiere al proceso de cierre del ejercicio fiscal, tal y como se comenta en la entrada, no tiene vuelta atrás por lo que es recomendable hacer antes una copia de seguridad. Si no es el caso habrá que modificar desde la base de datos y reabrir los periodos. Un saludo,

          • Hay una tabla llamada “account_fiscalyear” en la cual el último campo hace referencia al status con el nombre de “state”. Los ejercicios abiertos todavía están como borrador “draft” mientras que los ejercicios cerrados aparecen como “done”. También queda grabado en el campo “end_journal_period_id” el ID del periodo siguiente al último del ejercicio ( es decir el periodo de apertura del siguiente ejercicio). Esto tiene relación con el periodo al que corresponde que queden grabado el asiento / saldos de apertura de los ejercicios siguientes.

            En la tabla “account_period” están los periodos de cada ejercicio. También tienen un campo “state” en el que los periodos cerrados aparecen como “done” y los abiertos como “draft”. Sin embargo, a diferencia del ejercicio fiscal, los periodos pueden abrirse y cerrarse desde la aplicación.

            Hay otra tabla que afecta a la contabilidad y que también tiene el campo de “state” como “done” para cerrado y “draft” para abierto. Es la tabla de los diarios “account_journal_period”. Cada diario tiene un registro para cada uno de los periodos del año. Igual sólo interesa desbloquear el último mes del año o el último trimestre (según estén definidos los periodos).

            Para rehabilitar el poder hacer contabilidad en un ejercicio fiscal cerrado habrá que:
            – Cambiar a abierto el ejercicio de la tabla account_fiscalyear
            – Abrir los periodos, ya sea desde la base de datos como desde la aplicación, para los periodos del ejercicio en account_period
            – Abrir los diarios que se requiera (ventas, compras, cobros, pagos, asientos varios….) de la tabla account_journal_period
            – Buscar el asiento de apertura del ejercicio siguiente que se generó (si es que se hizo) y borrarlo.

            Tras ello he probado añadir ventas, añadir compras, ver que los informes de impuestos reflejan los cambios, añadir asientos varios para ver el cambio de saldos, volver a cerrar el mismo ejercicio de nuevo pues aparece como “disponible” para cerrar y todo ha funcionado.