Esta entrada tiene su origen en el análisis del diseño de las bases de datos de Odoo para la contabilidad.

Funcionamiento de otros programas

En el mercado hay otros programas de uso generalizado en los que encontramos diferentes tablas para los asientos contables, para los registros de impuestos de IVA e IRPF y para el control de los vencimientos pendientes de pago de las facturas.

Son precisamente estos programas en los que, tras muchos registros de facturas de compra y venta, asientos de nóminas, etc… el contable se encuentra con problemas a la hora de realizar las liquidaciones de impuestos derivados de descuadres entre la información de los informes y la información de los saldos contables. Por ejemplo:

• Asientos contables con IVA en los que se ha perdido el registro correspondiente en la tabla de IVA o los importes son diferentes debido a modificaciones posteriores al asiento.
• Problemas derivados del proceso de liquidación de impuestos: debemos rectificar manualmente registros de IVA que aparecen como liquidados en periodos que todavía están abiertos o al contrario.
• Pérdida integridad entre lo que indica el saldo contable y lo que indica el listado de vencimientos pendientes. Programas en los que para cada factura se crea un vencimiento en una tabla separada y ante cobros, pagos, devoluciones, etc. al final el estado del vencimiento no registra todos estos cambios.

Para estas problemáticas dichos programas tienen opciones de conciliación para ir controlando a medida que se van produciendo estas diferencias.

Datos contables en Odoo

Odoo (OpenERP) habilita en los asientos contables la identificación de la empresa a la que se refiere el movimiento (muy útil para hacer búsquedas de asientos) y una fecha de vencimiento.

También tenemos la cuenta/tipo de impuestos a la que es de aplicación el importe contabilizado y la base del impuesto.

Por tanto soluciona la problemática dual contabilidad – impuestos – vencimientos pendientes de otros programas como aquí se menciona Descuadres al hacer la declaración del IVA ¿qué hacer?

Vencimientos

• La fecha de vencimiento de los importes está en un campo de los asientos contables.
• Si la factura tiene un pago fraccionado se contabilizan distintas líneas con su correspondiente importe y vencimiento
• Cuando se contabiliza un pago o cobro el programa concilia automáticamente un asiento con otro y lo identifica como el asiento correspondiente en el que se pagó el vencimiento.
• Si tenemos pagos a cuenta o facturas que se compensan unas con otras o se agrupan… en cualquier momento otro asiento servirá para saldar el vencimiento siempre y cuando hagamos una conciliación, aunque sea, manual.
• No hay diferentes tablas a conciliar. En todo momento el saldo contable es el importe pendiente de cobro o pago en una cuenta de cliente / proveedor.

Pago a cuenta @OpenERP @Odoo Pago de cliente sin factura (ref. identificativa) y queda un saldo a favor a compensar pic.twitter.com/zZhdZc38R9

— audit2me (@audit2me) August 22, 2014

Impuestos

• Los impuestos también tienen sus campos en la tabla de asientos contables.
• El importe del impuesto estará enlazado con un tipo de impuesto y con una base concreta.
• La forma de marcar las líneas del impuesto como liquidado se reduce y simplifica a estar conciliado.

Sistema de revisión

Nos encontramos que ante revisiones sólo debemos ir a un elemento, los asientos contables.

• Se simplifica, por tanto, la revisión.
• Se mejora la integridad de los datos al estar estos en la misma tabla.
• No tendremos que conciliar datos de tablas diferentes nunca más.

Otras consideraciones

Si se desea añadir vencimientos “a mano” se puede optar por añadir líneas con otra fecha de vencimiento en el asiento. Por ejemplo, en el asiento de apertura si estamos trasladando datos de otro programa.

Por otro lado se pierde que el extracto de un proveedor o cliente sea equivalente a un listado de facturas pues puede contener más líneas en función de los vencimientos de cada factura.

• Los pagos quedan almacenados en la tabla account_voucher (comprobante contable) cuyos estados son borrador / publicado.
• Las cuentas contables están en la tabla account_account y el account_id (integer) identifica las cuentas contables de los asientos.
• Los asientos contables son las tablas account_move y account_move_line
• Las cuentas contables asociadas a las facturas están en las tablas account_invoice y account_invoice_line

Conclusión

Odoo proporciona para la contabilidad un sistema íntegro de trabajo con mejoras respecto a otras soluciones comerciales de código cerrado.